Tips voor videovergaderen: vergader efficiënt en duidelijk.
Videovergaderen, videoconferentie en telepresence, het zijn allemaal begrippen die horen bij het ‘nieuwe werken’. Dit brengt ook nieuwe regels en etiquette met zich mee. In samenwerking met onze partners, leveranciers en onze klanten hebben wij de beste tips zo duidelijk mogelijk geformuleerd.
Tip 1: Kijk tijdens de videovergadering een aantal malen bewust recht in de camera, en dus even niet naar het scherm. De andere partij ervaart dit alsof u ze recht in de ogen kijkt. Dit bevordert de attentiewaarde aanzienlijk.
Tip 2: Laat iedereen zich zelf voorstellen aan het begin van de videovergadering. Duidelijk is dan wie iedereen is, maar net zo belangrijk is dat dit een goede check is of iedereen goed in beeld komt en goed verstaanbaar is.
Bijdrage van Nico Gielen, Qconferencing
Multipoint videovergaderingen
Het is mogelijk om sessies op te zetten met meerdere partijen tegelijkertijd. Bijvoorbeeld vier locaties in één videovergadering. Dit wordt een multipoint conference genoemd. Het is ook mogelijk om participanten 'bij te bellen' of te laten inbellen, als ze bijvoorbeeld in de auto zitten. Een audio-participant maakt dan ook deel uit van de videovergadering.
Tip 3: Bij meetings waarbij een deel fysiek bij elkaar zit en anderen remote aanwezig zijn vergt het extra aandacht om de remote communicatie partners erbij te houden. Behandel ze als volwaardig communicatie partner door ze actief er bij te blijven betrekken alsof ze fysiek aanwezig zijn. Dit kan bijvoorbeeld door zo nu en dan eens een korte feedback te vragen.
Bijdrage van Arnd Brugman, Sogeti Nederland
|